Dire adieu à la surcharge d’emails : une méthodologie en 7 étapes pour prioriser vos emails entrants
La surcharge d’emails est un problème croissant dans le monde professionnel moderne, affectant la productivité, le stress et la concentration des travailleurs. Bien que l’impact sur la productivité soit souvent discuté, les effets stressants de cette surcharge sont moins souvent abordés. Les employés et les universitaires se sentent souvent submergés par le rythme rapide et le volume d’emails qu’ils reçoivent chaque jour. Ce phénomène entraîne des réactions rapides et une peur de manquer des communications cruciales.
Des études montrent que la surcharge d’emails entraîne des effets négatifs tels que l’isolement, l’anxiété, la perte de contrôle, des journées de travail prolongées, une accélération du rythme de travail, la fragmentation des tâches et même une forme d’addiction aux emails. La recherche d’Alberts (2013) a révélé que les employés se sentent souvent dépassés par la gestion de leurs emails et ressentent une pression psychologique pour répondre rapidement.
Quantifier l’impact de la surcharge d’emails
Il est difficile de quantifier les effets de la surcharge d’emails, car les habitudes d’utilisation varient d’une entreprise à l’autre. Cependant, certaines conséquences sont désormais documentées :
– Effet d’interruption : En moyenne, il faut 64 secondes à un individu pour retourner à son travail après une interruption causée par un email. Étant donné qu’un travailleur moyen consulte ses emails 15 fois par jour, cela représente déjà un quart d’heure perdu quotidiennement.
– Déficience d’information : Les emails sont souvent imprécis, avec des lignes de sujet trompeuses ou ambiguës, entraînant des allers-retours inutiles et des informations négligées.
– Gestion des emails : Le temps nécessaire pour traiter les emails varie, mais certaines études estiment que cela peut représenter jusqu’à 17 heures par semaine.
La nécessité de bonnes habitudes en matière d’emails
Pour lutter contre la surcharge d’emails, plusieurs options sont disponibles. La solution repose sur un mélange de bonnes pratiques et d’outils adaptés. Cet article se concentrera sur les habitudes qui rendent l’accès à votre boîte mail moins stressant. Nous allons explorer une méthodologie en sept étapes, regroupées en trois catégories principales.
A. Éliminer le désordre
Avant d’organiser votre boîte mail, il est essentiel de réduire le nombre d’emails que vous recevez.
Étape 0 : Nettoyez votre boîte de réception
Prenez 30 minutes pour réduire le nombre d’emails que vous recevez chaque jour. Posez-vous les questions suivantes :
– Lisez-vous vraiment toutes les newsletters auxquelles vous êtes abonné ?
– Avez-vous besoin de tous les emails des applications que vous utilisez ?
– Profitez des options de désinscription pour gérer la fréquence des emails.
Étape 1 : Jetez et archivez
Utilisez la corbeille et l’archive de votre service de messagerie. Voici un processus simple en trois étapes :
– Cet email était-il souhaité ? Si non, supprimez-le.
– S’agit-il d’un email unique (comme une réinitialisation de mot de passe) ? Si oui, traitez-le et supprimez-le.
– Aurez-vous besoin de cet email pour référence future ? Si non, direction la corbeille. Sinon, archivez-le avec des étiquettes appropriées.
B. Trier le désordre
Avec les emails indésirables éliminés, il est temps de trier le reste.
Étape 2 : Ne lisez pas simplement vos emails, traitez-les
Changez votre état d’esprit en vérifiant vos emails. Consacrez des créneaux spécifiques pour cela, et désactivez les notifications pour éviter les interruptions.
Étape 3 : La règle des 2 minutes
Si un email nécessite moins de 2 minutes de votre temps, traitez-le immédiatement. Sinon, planifiez un moment pour y répondre.
Étape 4 : Tri avancé avec dossiers et filtres
Créez environ cinq dossiers pour organiser vos emails. Utilisez des filtres pour automatiser le tri en fonction de l’adresse email ou d’autres critères.
C. Éviter d’ajouter au bruit
Devenez un citoyen responsable des emails pour réduire le stress de vos collègues.
Étape 5 : Écriture efficace
Soyez concis dans vos emails. Évitez le « répondre à tous » à moins que cela ne soit nécessaire. Posez-vous les bonnes questions avant d’inclure des destinataires supplémentaires.
Étape 6 : Écriture orientée action
Rendez vos emails actionnables. Proposez des options concrètes, comme des créneaux de réunion, pour faciliter la réponse.
Un avenir sans stress lié aux emails
En appliquant cette méthodologie en sept étapes, vous pourrez non seulement garder votre boîte de réception organisée, mais aussi réduire le stress lié à la gestion de vos emails. L’objectif ultime pourrait être d’atteindre un état de « boîte de réception zéro », un concept popularisé par Merlin Mann, où votre boîte mail est constamment vide. En prenant le temps aujourd’hui de mettre en place ces processus, vous éviterez des pertes de temps futures. N’attendez pas que votre « vous » de demain prenne cette décision. Adoptez ces pratiques pour un environnement de travail plus serein et productif.
